Speicherorte für Office-Dokumente schnell teilen

Vieles wird heute per E-Mail ausgetauscht – auch Dokumente, was aber gar nicht immer sein muss. Gerade im Firmenumfeld, wo die Exchange-Postfächer meist in der Größe beschränkt sind, sollte es vermieden werden, z.B. große PowerPoint-Präsentationen per E-Mail seinem Kollegen zu schicken.

Wenn man sich im gleichen Netzwerk befindet und auf gleiche Netzwerk-Ressourcen zugreifen kann, ist es viel sinnvoller, einfach den Link zum Speicherort der Datei zu versenden. Um sich dazu nicht immer durch die Ordnerstruktur im Windows Explorer klicken zu müssen, kann man dazu eine kleine Einstellung in den Office-Programmen (ab Version 2007) vornehmen. Denn der Dateispeicherort kann immer direkt in der Schnellzugriffsleiste angezeigt und dementsprechend auch schnell kopiert werden.

Um die Box zu aktivieren, klickt man einfach auf den kleinen Pfeil neben der Schnellzugriffsleiste und wählt „Weitere Befehle“.

In der erscheinenden Box wählt man nun am besten unter „Befehle auswählen“ „Befehle nicht im Menüband“. Dann scrollt man etwas herunter zum Befehl „Dokumentspeicherort“ und klickt auf „Hinzufügen“. Anschließend mit OK bestätigen.

Nun befindet sich oben in der Schnellzugriffsleiste eine kleine Box mit dem Dateipfad. Klickt man dort hinein, wird der Text markiert und kann einfach kopiert und versendet werden.

Das hat nicht nur den Vorteil, dass das Postfach nicht beansprucht wird, zusätzlich greift jeder dann auch immer auf die aktuellste Version der Datei zu, während die per E-Mail verschickte Datei einen bestimmten Stand aufweist, der schnell veralten kann.

 

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